Главная > Внедрение СМК > Документирование СМК

Документирование СМК

Документирование СМК – это процесс, направленный на определение состава и структуры документации для дальнейшего функционирования и улучшения системы менеджмента качества организации.

Система менеджмента качества организации и документация СМК являются неотъемлемыми частями друг друга. Очевидно, что эффективность системы менеджмента качества во многом зависит от того, насколько хорошо документирована такая система.

Документирование системы качества придает системе качества официальный статус и должно:

• предъявлять перечень четких требований к персоналу;
• облегчать согласованность действий в области качества и обеспечивать единое понимание требований внутри организации;
• распространяться без затруднений, чтобы любой сотрудник беспрепятственно мог воспользоваться им в справочных целях;
• одновременно доводить до сведения заинтересованных сотрудников перечень инструкций;
• способствовать эффективным изменениям руководства (система качества обязана быть гибкой; изменения должны вноситься в нее без затруднений). Также система должна реагировать на изменения в деятельности компании и окружающей среде. Важно, чтобы обо всех изменениях требований незамедлительно были проинформированы заинтересованные сотрудники;
• обеспечивать преемственность и постоянство в случае смены сотрудников и уменьшать продолжительность обучения;
• облегчать мониторинг и проведение проверок системы.

Важно, чтобы документация системы качества отражала реальную работу компании. Бюрократически составленные процедуры, рабочие инструкции и т.п. вызовут лишь нежелание их использовать, так как могут быть оторваны от ежедневной реальности. Система качества должна быть тщательно спланированной, а ее документация - эффективно разработанной, простой, ясной и легко управляемой.

«Уровни» документации системы менеджмента качества

Уровень 1: Руководство по качеству

Обычно Руководство содержит политику в области качества и краткий обзор системы качества с указанием того, что делается для соответствия требованиям стандарта со ссылками на процедуры системы качества.

Уровень 2: Процедуры, в которых описано, что делается и зачем, где, когда, как и кем выполняется действие.

Уровень 3: Рабочие инструкции создаются на основании процедур и разъясняют сотрудникам выполнение конкретных действий.

Уровень 4: Формы и документы внешнего происхождения, «встроенные» в систему (специальные формы для необходимых данных, норм регламентирующих и законодательных документов).

Основное назначение документации СМК - предоставить единые и согласованные инструкции всем заинтересованным сотрудникам организации. Система качества развивается по мере развития деятельности компании. Документы системы качества постоянно редактируются. Поэтому важно обеспечить, чтобы все должностные лица пользовались действующим изданием документов. Цель управления документацией состоит в обеспечении наличия нужного документа системы качества в нужный момент в нужном месте.

Разработка разнообразной документации ИСО

В условиях стремительно развивающегося рынка и различных сфер бизнеса, где ежедневно появляются новые товары и инновационные технологии, необходимо особенно внимательно отнестись к стандартизации процессов. И это касается не только производственного цикла, но и системы менеджмента. В настоящее время существует несколько групп документации ИСО, направленных на оптимизацию различных сфер человеческой жизнедеятельности.

Стандарты ISO

Стандарты относятся к нормативной документации ИСО, которая направлена на упрощение однотипных производственных и технологических процессов, а также описание характеристик и основных параметров тех или иных товаров.

Данный вид документации ИСО составляется и утверждается Техническими комитетами, которые создаются государственными органами, входящими в состав ИСО и МЭК (Международную электротехническую комиссию).

После согласования стандарта Технический комитет рассылает проект документа всем правительственным органам на голосование. Чтобы стандарт получил статус «международного», необходимо, чтобы за него проголосовало не менее 75 % всех членов.

При разработке такой документации ИСО некоторые элементы стандарта могут быть предметом патентных прав, однако Международная организация по стандартизации не несет никакой ответственности за их установление.

После принятия международного стандарта ISO центральный секретариат этой организации доводит его до всеобщего сведения путем публикации во всех средства массовой информации.

Общедоступные технические требования ИСО

Общедоступные технические требования (PAS) – это особый вид документации ИСО, который утверждается путем консенсуса между членами РГ ИСО и МЭК. При этом документы типа PAS объединяют те процессы, которые можно причислить к шаблонным и легче всего привести к единой схеме. Взять, к примеру, ИСО PAS 17003:2004. Этот документ регулирует процесс подачи «Жалоб и апелляций».

Технические требования ISO/TS

Если при создании того или иного стандарта не набралось оснований для признания его «международного» статуса, тогда члены Технического Комитета относят его к особой группе документации ИСО, которая называется TS, или технические требования.

На сегодняшний день данная группа документов насчитывает около 500 TS.

Руководства

Наиболее популярным и распространенным видом документации ИСО, с которой сталкивается практически каждый человек, является «Руководство». Такой документ представляет собой практическое пособие, регламентирующее правила использования, описывающее общие характеристики и параметры того или иного товара, а также последовательность тех или иных производственных циклов или технических работ.

В целом, руководства как отдельный вид документации ИСО можно отнести к категории тех проектов, которые направлены на облегчение применения международных стандартов конечными потребителями и производителями. Ведь число предприятий и организаций, работающих по международным стандартам ISO, постоянно растет.

Технические отчеты и другая документация ИСО

Технический отчет относится к группе информационной документации ИСО и предназначен лишь для оповещения участников и организаций об особенностях внедрения того или иного стандарта. Условно такие документы называют ISO/TR.

Существует еще одна группа документов ISO, которая является результатом консенсуса членов международного семинара. Такая документация ИСО получила название IWA, что обозначает «Соглашение международного семинара».

Необходимость разработки единой документации ISO для всех стран

Постоянное экономическое и рыночное взаимодействие различных стран требует того, чтобы в государствах действовала единая система стандартизации. При этом национальные стандарты стран, заинтересованных в развитии международной торговли, должны быть разработаны с учетом требований и особенностей международных стандартов ISO. К примеру, российским аналогом ISO 9001:2000является ГОСТ Р ИСО 9001:2001.

Особое значение стандартизация процессов имеет в сфере производства товаров, предоставления услуг, а также организации эффективной системы менеджмента.

Разработка обширной базы документации ИСО направлена на гармонизацию процесса стандартизации в мире. Ведь она дает всем участникам экономического сообщества понимание правил производства, проведения бизнес-процессов, параметров товаров, результатов испытаний и т.д.

Следствием качественной разработки стандартов, руководств и других документов ISO является взаимная совместимость всех участников мирового сообщества, а также удовлетворение всех требований современных потребителей.