Консалтинг Систем Менеджмента

Структурная схема организации или отсутствует или находится в ненадлежащем состоянии, в связи с чем высшему руководству труднее ориентироваться в механизмах выполнения их распоряжений.

Четко определена структурная схема предприятия, схема соподчиненности ясна и не вызывает сомнений или двусмысленностей.

На предприятии существуют дублирующие процессы – пересекаются зоны ответственности нескольких исполнителей, из-за чего возникают спорные - конфликтные ситуации, а главное споры по поводу чьи это обязанности, в результате чего страдают в первую очередь интересы организации.

Все бизнес-процессы предприятия определены, оценены и избавлены от дублирующих элементов. Определены все владельцы бизнес-процессов компании. (Т.е. четко определены руководители, отвечающие за промежуточные результаты изготовления необходимых элементов для конечно продукции/услуги). Возникновение спорных моментов по компетенции и ответственности сведены к минимуму.

В связи с этим работники организации не имеют четких представлений о том, за что они несут персональную ответственность и могут выполняют работу, которую уже делают другие, или работу смысл которой не определен.

Каждый работник предприятия четко знает за что он несет персональную ответственность и за какие этапы работы компании он отвечает. Руководитель компании уверен, что каждый сотрудник компании выполняет нужную востребованную работу, и она не повторяется кем-то другим.

Матрица ответственности не определена, руководству приходится искать и назначать ответственных за тот или иной уже случившийся прокол (задержку, брак, безответственность).

Ответственные лица не определены заранее а определяются уже как виноватые после возникновения проблем.

Разработана матрица ответственности для руководителей всех звеньев компании по всем бизнес-процессам, что в дальнейшем исключит возможные споры кто за что отвечает, кто это должен был сделать и кто теперь виноват. А четкое знание руководителями своих обязанностей и ответственности помогают им отвечать за свою работу и производственные результаты, делая их отношение к работе еще более ответственным и серьезным.

Для высшего руководства механизмы работы подразделений и выполнения их указаний не прозрачны. А результаты выполнения распоряжений не полны, отрывочны, выполнены не всеми ответственными или не правильны.

ВНУТРЕННЯЯ ПРОЗРАЧНОСТЬ.
Руководство компании видит всю схему организации управления в деталях и может в любой момент отследить процесс выполнения своих распоряжении (или производственного плана к примеру). Руководство точно знает кто за что отвечает, на каком этапе работы кто вступает в нее, и может оперативно разрешить возникшие затруднения в работе. Не выискивая виновных, а сразу обратившись к сотруднику, ответственному за это.
Появляется  ВНЕШНЯЯ ПРОЗРАЧНОСТЬ
Наличие документации по СМК и сертификата ИСО 9001 позволяет руководству компании говорить своим поставщикам, потребителям, партнерам, о том что они на своем предприятии хотели управлять качеством и построили для этого целую систему управления, вот эта система  (документы по СМК) и вот она сертифицирована - официально признана как действующая и результативная (показать сертификат ИСО 9001). Пожалуйста, дорогие партнеры, можете ознакомиться с документацией и убедиться, что мы серьезная компания, отвечающая за выпуск качественного продукта/ оказания качественной услуги.

Часть сотрудников компании может быть перегружена работой, а часть наоборот не догружена (это связано с тем, что на более способных сотрудников обычно сваливается больший объем работы, и в то же время в противовес – менее способные сотрудники осуществляют просто маленький объем работы).
Из чего вытекает следующая проблема:

Появление «тягловых лошадок» - тянущих на себе значительный груз работы и беззаботных курильщиков, не отягощенных бременем загрузки снижается, загрузка распределяется более равномерно и процент одаренных сотрудников «замученных» на работе и увольняющихся по этой причине снижается. А организация не теряет хороших специалистов.

Набор персонала производится без четко определенных требований и правил (применительно к спецификам работы предприятия)

Четко выбраны и определены требования к сотрудникам по каждой должности, работники по подбору кадров точно знают характеристики необходимых работников по каждой открытой вакансии. И набирают компетентный нужный персонал.

Или сами менеджеры по подбору персонала не имеют надлежащей квалификации и изначально не способны подобрать нужный персонал.

В компании работаю квалифицированные сотрудники HR, способные набрать нужный персонал.

Персонал компании обладает не достаточными знаниями и квалификацией для максимально эффективной трудовой производительности, что мешает производству товара и услуги в нужном объеме, а так же их продажам.

Существуют тестирования и методы проверки персонала компании в области знаний и компетенции, не компетентные сотрудники или увольняются или отправляются на повышение квалификации, что благоприятно сказывается на объемах и качестве выполняемых организацией работ.

Персонал компании не в полном объеме умеет работать и обслуживать оборудование (станки, офисную оргтехнику) в связи с чем существует возможность частых поломок указанного оборудования, что ведет и к дополнительным затратам организации по ремонту и обслуживанию, и к задержкам при выпуске продукции/оказании услуги. Что в свою очередь сказывается на заказчиках компании и последняя теряет прибыль и партнеров.

Соответственно персонал компании обучен работе и обслуживанию техники не ломает ее, а наоборот экономно и аккуратно использует ее в работе, тем самым, сокращая издержки компании на ремонт и обслуживание, более широко используя все возможности и функции технического оборудования.

Сотрудники компании, обладающие большим и ценным опытом, при уходе на пенсию (болезни, травмы, смерти) не передают опыт и знания своим последователям, компания теряет уникальные накопленные знания этих людей, проработавших в организации долгое время.

Опыт ценных сотрудников сохраняется, документируется и предается другим сотрудником, не уплывая из компании к конкурентам, а, помогает организации развиваться. Последующие сотрудники имеют возможность использовать накопленный положительный опыт, избегая серьезных ошибок, что сказывается на их результативности.

Новые сотрудники, внедряясь в работу, долго входят в суть работы, компании приходится вводить институт наставничества, в связи с чем, в свою очередь приходится отвлекать от работы опытных сотрудников, для обучения новых. (Результативность опытных работников падает, т.к. им приходится заниматься «обучением» новеньких). (Таким образом отсутствует элемент передачи накопленного опыта и идет дополнительное отвлечение персонала).

Благодаря описанной, задокументированной СМК, каждый сотрудник компании имеет возможность,  в случае если он не знает что и как делать, посмотреть в документации СМК свои обязанности или узнать где лежат рабочие инструкции. В любом случае работник будет четко знать свое место в  рабочей цепочке предприятия.

Мотивированность персонала в их работе зачастую не определена или не правильно или в нужном объеме. То что привлекательно для одних сотрудников, зачастую безразлично другим, в связи с чем их заинтересованность в работе падает, как и падает производительность их труда. И от этого страдают уже обе стороны и компания и сами сотрудники, зарабатывая меньше и не имея мотивированной возможности трудиться больше.

Персонал компании адекватно мотивирован, с учетом особенностей работы того или иного отдела и имеет возможность своим трудом зарабатывать больше. (или проценты или премии по отличным результатам работы).
Компания получает большую прибыль от работы, например, менеджеров, принявших больше заказов, а те в свою очередь имеют премию или процент от количества заказов.

Ничто вокруг компании не стоит на месте, рынок и его коньюткура меняется, конкуренты предлагают новинки и компании для успешной борьбы на рынке приходится внедрять новые системы управления и технологии. В связи с чем персонал необходимо обучать и разъяснять ему новые правила и технологии. Часто на предприятии не уделяется должного внимания вопросу повышения компетенции персонала.

Проводится регулярное повышение квалификации персонала, что позволяет компании всегда быть в первых рядах рынка и выпускать качественный и актуальный продукт.

Зачастую документооборот компании чрезмерно перегружен и бюрократизирован, доступ к необходимой сотрудникам информации затруднен или не возможен (из чего вытекают многочисленные ошибки в действиях персонала, которые сказываются на качестве производимого продукта/услуги).

Документооборот компании упорядочен, обращающаяся документация актуальна и не дублируется. Доступ к необходимой документации известен и свободен. Места хранения журналов, отчетов, записей определены. Бюрократизация компании снижается. Все формы документооборота содержат уникальную, неповторимую информацию и актуальны.

Внутренняя отчетность компании зачастую весьма запутанна и не регулярна, формы отчетов повторяют друг друга, содержащаяся в них информация бесполезно дублируется. На стол руководителю кладутся отчеты, зачастую содержащие не точную информацию о той или иной деятельности подразделений компании.

Определены общие однотипные формы отчетности. Все отчеты проверены на актуальности и неповторимость. Форма удобна для анализа. Точность и своевременность отчетов повышается.

Электронный обмен документацией не развит или находится в хаотичном состоянии. Возможности внутренних локальных Интернет сетей не используются на полную мощность.

Во многих случаях компании может целиком или частично отказаться от бумажного документооборота. Заменив его электронным. Который имеет ряд сильных преимуществ, перед бумажным:
Мгновенен;
Надежен (не потеряется);
Сохраняется;
Имеет подтверждение о доставке;
Не нужно платить лишним секретарям и курьерам.
Конфиденциален или наоборот преимущества быстрого прочтения всеми кого эта информация касается.

Часть процессов находится на аутсорсинге (в связи с чем, предприятию приходится осуществлять затраты для третьих лиц, например ремонт оборудования, оргтехники).

Поставщики компании подводят ее, выполняя заказ не качественно, не во время, не в полном объеме, по завышенным ценам.
Или приходит не тот заказ.
Поставщики не определены заранее и на их поиски уходит масса времени. А гарантировать их надежность, а так же выполнения ими своих обязательств некому.

Определены несколько групп (обычно 3-4) поставщиков по степени надежность/стоимость. Компания пользуется только самыми надежными и проверенными поставщиками, обращаясь к другим (из других групп) в случаях заранее определенных СМК. Что уменьшает риски компании не выполнить свои обязательства перед заказчиками, по вине поставщиков.

Довольно велик объем брака – сломанной (не кондиционной) продукции (для услуг – это задержки, выполнения заказа не в полном объеме, выполнение не того заказа).

Количество брака существенно уменьшается, путем планирования, контроля, работой СМК и выполнения планов по уменьшению брака. Сокращаются издержки компании на хранение, транспортировку, уничтожение или переделку /ремонт брака, а так же высвобождаются лишние трудовые часы рабочих, занятых в этой сфере, которые можно использовать на других процессах компании.

Рекламаций от заказчиков и исправление допущенных ошибок, в связи с чем происходят затраты на их исправление (возвращение товара, затраты на перевозку, на ремонт, на замену товара, на компенсации заказчику).

Соответственно уменьшается количество жалоб от заказчиков, а так же расходы на содержание ремонтников, сервисных центров, ремонтного оборудования, высвобождаются ремонтные площади.

Затраты на судебные иски и выплаты по проигранным делам.

Уменьшается количество судебных исков и соответственно уменьшаются выплаты по ним и затраты на судопроизводство.

Товар/услуга, производимый/ая компанией хороший, не бракованный, но не конкурентоспособный (актуальный).
Не ведется анализ требований потребителей и мониторинг окружающего рынка. Конкуренты не спят, улучшают свой продукт/услугу и она становится для заказчика более актуальной, чем ваш продукт. Из чего вытекает снижение продаж, а значит и доходности компании.

Ведется мониторинг и анализ рынка, подтверждается или изменяется статус актуальности выпускаемого продукта/ оказываемой услуги, с целью производства/оказания наиболее конкурентно способного товара/ услуги, чья продажа и является источником главного дохода компании. Количество продаж такого товара увеличивается, что ведет к увеличению дохода предприятия.

Производственная среда и инфраструктура  предприятия не позволяют ему развернуть необходимые объемы производства.

Компания контролирует свои производственные помещения, офисы и условия работы в них, что положительно влияет на способность сотрудников выполнять свои обязанности и стимулирует деятельность всего персонала организации в целом. Иногда вовремя ввернутая лампочка, помогает снизить количество брака в разы!! (например в печатной отрасли – уменьшается количество опечаток).

Схемы и планы жизненного – цикла продукции не определены, или не выполняются в полном объеме, в связи с чем затруднено увеличение объемов выпускаемой продукции / оказываемой услуги.

Своевременное грамотное проектирование и планирование выпуска продукции/ оказания услуги, помогает компании правильно использовать имеющиеся ресурсы, анализировать ошибки допущенные при таком планировании и использовании ресурсов и улучшать выпуск продукта/ оказания услуги, не используя большего количества ресурсов, а значит не затрачивая больше денег.